KI‑Assistent: Definition, Ebenen und Auswahl
Definition
Ein KI-Assistent ist ein System, das dir und deinem Team im Arbeitsalltag hilft, indem es Fragen beantwortet, Aufgaben vorbereitet und auf freigegebenes Wissen zugreift. Er reicht von einem persönlichen 1:1-Assistenten über ein internes Wissens-Gehirn (Company Brain) bis zu Agenten, die ganze Prozesse übernehmen. Entscheidend sind Rechte, belegbare Antworten und eine klare Grenze zum Menschen.
Warum der Begriff zählt
Der Begriff wird für alles von einem simplen Chatfenster bis zu einem autonomen Agenten benutzt, und genau diese Unschärfe führt zu falschen Erwartungen. Drei Ebenen helfen: der persönliche Assistent für dich, das Company Brain als geteiltes Wissens-Gehirn und Custom-Agenten für Prozesse. Wer die Ebenen trennt, wählt die richtige Tiefe und zahlt nicht für Autonomie, wo Assistenz reicht.
Wann es relevant ist
- Wiederkehrende Fragen und Aufgaben binden zu viel Zeit im Team.
- Wissen liegt verstreut und ist im Alltag schwer auffindbar.
- Eine Person oder Rolle braucht einen verlässlichen 1:1-Assistenten.
- Antworten müssen belegbar sein und Berechtigungen respektieren.
Wann nicht
Wenn eine Aufgabe genau einmal vorkommt oder ein fertiges Standardtool sie vollständig abdeckt, lohnt kein eigener Assistent. Und ohne gepflegtes Wissen und klare Rechte wird selbst der beste Assistent zur Fehlerquelle, weil er auf einer wackeligen Grundlage antwortet.
Branchen, die das nutzen
- Kanzleien und Beratung: ein persönlicher Assistent, der Recherche und Entwürfe vorbereitet, mit Quellenbezug.
- Software und SaaS: ein Company Brain über Doku, Tickets und Code-Wissen für Support und Entwicklung.
- Vertrieb: ein Assistent, der Accounts recherchiert und Gespräche vorbereitet.
- Verwaltung und Backoffice: Agenten, die wiederkehrende Vorgänge mit Freigabe übernehmen.
Typische Anwendungsfälle
- Ein persönlicher 1:1-Assistent für eine Führungskraft oder Rolle.
- Ein Company Brain, das Fragen aus dem gesamten Firmenwissen beantwortet.
- Ein Support-Assistent, der aus freigegebenen Quellen belegbar antwortet.
- Ein Prozess-Agent, der mehrere Schritte mit menschlicher Freigabe ausführt.
Entscheidungshilfe
| Signal | KI-Assistent passt | Alternative |
|---|---|---|
| Wiederkehrende Fragen im Team | Company Brain als Wissens-Ebene | verstreute Suche bleibt teuer |
| Eine Rolle braucht 1:1-Hilfe | persönlicher Assistent | Standard-Chatbot reicht selten |
| Ganze Prozesse mit Aktionen | Custom-Agent mit Freigabe | reiner Assistent genügt nicht |
| Einmalige Aufgabe | eher nicht | einmal manuell erledigen |
Beispiel
Ein Team bindet zuerst ein Company Brain an Handbücher und Tickets an und richtet daneben einen persönlichen Assistenten für die Teamleitung ein. Beide antworten mit Quellenbezug und respektieren, wer was sehen darf. Erst danach entscheidet das Team über einen Prozess-Agenten. Das Beispiel beschreibt die Methode, keine behauptete Kundenkennzahl.
Verbindung zu Services
Der Einstieg ist oft ein persönlicher KI-Assistent oder ein Company Brain, für Prozesse die KI-Agenten.
Quellen
Diese Einordnung beschreibt gängige Praxis rund um KI-Assistenten. Konkrete Qualität, Rechte und Datenschutz hängen vom Aufbau, den Quellen und dem gewählten Modell ab und müssen im Einzelfall geprüft werden.
